Die Dokumentenverwaltung speichert alle Dokumente real ab. Es wird nicht nur eine Verknüpfung auf den Speicherort auf der Festplatte, sondern das komplette Dokument als solches gespeichert.

Dies hat den Vorteil, dass es keine Verknüpfungen gibt, die durch verschieben, umbenennen oder löschen der Dateien (auf der Festplatte), verloren gehen können. Zusätzlich ist damit ausgeschlossen, das Benutzer ihre Dateien lokal abspeichern und somit andere Benutzer keinen Zugriff auf das verknüpfte Dokument hätten (Netzwerk-Version). Chaotisch verteilte Dateien und Verzeichnisstrukturen werden vermieden und jedes Dokument ist immer zu 100% verfügbar.

Alle Dokumente werden komprimiert und verschlüsselt auf einem zentralen Speicherort abgelegt. Damit wird Platz gespart und das Backup vereinfacht.

Nachdem ein Dokument in die Dokumentverwaltung eingefügt und gespeichert! wurde, kann es von der Festplatte gelöscht werden. Das komplette Dokument befindet sich dann in der Dokumentverwaltung und kann jederzeit wieder exportiert werden.